Електронна
пошта позбавлена надзвичайно важливих елементів спілкування — виразу обличчя,
жестів, поз, тону та інтонації голосу. Враховуючи ці особливості, етикет
встановлює правила використання e-mail у ділових ситуаціях:
·
Пишіть коротко, чітко і зрозуміло. Використовуйте короткі речення та короткі
абзаци. Речення мають висловлювати закінчену думку. Викладайте думки у логічній
послідовності.
·
Стежте за своєю мовою. Перевіряйте правильність написання слів та граматичних
конструкцій. Ніколи не виправляйте помилок у чужих електронних листах.
·
Уникайте жартів. Без відповідних жестів, пози, тону голосу (які відсутні при
електронному спілкуванні) те, що вам здається смішним, може бути розцінене
адресатом як "плоске", а ще гірше — вороже чи образливе.
·
Використовуйте зручний для читання формат: друкуйте в інтервалі один; між
абзацами робіть інтервал два.
·
Використовуйте як малі, так і великі (де потрібно) літери. Такий текст читати
легше, ніж написаний лише малими або тільки великими літерами. Уникайте
використання великих літер для виділення головної думки.
·
Використовуйте адекватне, відповідне звертання до особи, якій направляєте лист:
електронний діловий лист має в усьому бути діловим та відображати ваш
професіоналізм.
·
Уникайте прийнятих у неформальному електронному спілкуванні скорочень та
"смайликів" ("smileyз"), вони більше підходять для
листування з вашими друзями та приятелями.
·
Завжди підписуйте свої електронні листи. Ви можете створити автопідпис у своїй
програмі електронних листів: ваше ім'я, назва вашої компанії, відповідні адреса,
телефон та номер електронної пошти будуть автоматично з'являтися у кінці
кожного вашого листа.
· Не надсилайте довгих додатків до ваших
листів. Якщо вам необхідно відправити великий обсяг матеріалу, зв'яжіться з
адресатом та з'ясуйте, чи слід відправляти цей матеріал електронною поштою
(можливо, адресат згоден отримати його звичайною поштою), чи може їх система
прийняти великий обсяг матеріалу.
· Відправляйте електронні листи лише тоді,
коли в цьому є реальна потреба. Не закидайте комп'ютери колег, ділових
партнерів та клієнтів неважливими і непотрібними повідомленнями. Наприклад, не
варто відправляти колезі електронний лист з повідомленням про те, що ви
передаєте йому меморандум. Однак якщо ви очікуєте від колеги відповіді на
переданий йому меморандум до певної дати і не отримали її вчасно, абсолютно
допустимо надіслати йому електронний лист з нагадуванням.
· Відправляйте своє повідомлення лише тим,
на кого воно розраховане. Якщо ви маєте адресний лист, кожного разу
перевіряйте, чи всі внесені до нього люди потребують вашого конкретного
повідомлення.
· Не передавайте електронною поштою
інформації, яка розрахована лише на одну людину. Коли ви пишете електронний
лист, особливо людині, яку знаєте мало, завжди враховуйте можливість того, що
ваше відправлення можуть прочитати й інші. Якщо ви хочете уникнути такої
ситуації, попередьте про це адресата. Для того, щоб не допустити будь-якої
можливості поширення інформації, переданої вами, використайте телефон чи
звичайну пошту.
· Не читайте електронної пошти інших без
відповідного дозволу.
· Не давайте чужої електронної адреси
іншим особам без відповідного дозволу.
· Перед тим, як відправити ваш лист, ще
раз перевірте правильність адреси та зміст. Якщо написане не повністю
задовольняє вас, перепишіть, адже те, що не подобається вам, навряд чи
сподобається адресату.
· Ніколи не відправляйте лист, будучи
роздратованим чи розгніваним. Заспокойтеся; обдумайте ситуацію, що склалась;
уявіть, як би ви відповіли людині, коли б вона знаходилась поруч. Ще раз
подумайте перед тим, як відправити e-mail: ніколи не пишіть нічого такого, що
ви не могли б сказати людині в обличчя. Натиснувши кнопку "Send", ви
втрачаєте контроль над своїм відправленням.
· Відправляючи діловий електронний лист за
необхідності вкажіть, коли ви очікуєте (вам потрібно отримати) відповідь. Якщо
відповідь не передбачається, також зазначте це.
· Щоденно перевіряйте вашу ділову
електронну пошту.
· За можливості давайте відповідь на
отримані листи у найкоротший строк. У тому випадку, коли підготовка відповіді
на лист забере більше часу, ніж звичайно, у кількох словах повідомте про це
відповідну особу.
· Ніколи не надсилайте спам
("врат") — різного роду рекламу, повідомлення про розпродажі і т. ін.
— колегам та діловим партнерам. Це є виявом поганих манер і непрофесіоналізму.
Завжди вибирайте відповідну форму
письмового спілкування залежно від необхідного у кожній конкретній ситуації
рівня формальності, конфіденційності та швидкості відповіді. При цьому
пам'ятайте, що, незважаючи на те, яку саме форму ви вибрали — діловий лист,
меморандум, факс чи e-mail, стиль викладу має залишатися незмінним (ви завжди
повинні намагатися викласти необхідний зміст чітко, зрозуміло і поважливо).
Якщо необхідний високий рівень
формальності
Використовуємо Не використовуємо
Ділові листи, меморандуми Факси,
електронні листи
Якщо необхідна швидка відповідь
Використовуємо Не використовуємо
Факси, e-mail Ділові листи, меморандуми
Якщо необхідна конфіденційність
Використовуємо Не використовуємо
Ділові листи, меморандуми Факси, e-mail
0 коментарі: